Prohlášení o ochraně osobních údajů

Chráněné dílny Charity Opava

Ochrana osobních údajů je pro nás velmi důležitá. Respektujeme Vaši soukromou a osobní sféru. Tyto informace slouží k několika účelům. Dozvíte se, jaké údaje o Vás zpracováváme a proč tak činíme, komu údajů můžeme či musíme předávat. Dále pak zjistíte, jaká máte v souvislosti se zpracováním svých osobních údajů práva, tedy co od nás můžete požadovat a na koho se obracet se svými podněty, případně i stížnosti v rámci zpracovávání osobních údajů.

Tímto prohlášením zároveň Charita Opava, IČ 43964591, sídlem Přemyslovců 13/26, 747 07 Opava - Jaktař jako správce a zpracovatel osobních údajů informuje osoby, jejichž osobní údaje zpracovává (dále jen „subjekt údajů“) o způsobu a rozsahu zpracovávání osobních údajů v souladu s Obecným nařízením Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů ze dne 27. dubna 2016.

Zároveň bychom Vás chtěli ubezpečit, že ke zpracovávání Vašich osobních údajů dochází v souladu s výše uvedeným Nařízením EU, tj. shromažďujeme a zpracováváme osobní údaje v souladu se zákonnými principy, zákonnými účely, v nezbytném rozsahu a po dobu nezbytně nutnou, abychom mohli naplnit účel, pro který je zpracování činěno.

Obecné informace o zpracovávání osobních údajů:

Základní pojmy k ochraně osobních údajů

Zpracování osobních údajů:

Zpracováním se rozumí jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení. Nejedná se však o jakékoliv nakládání s osobním údajem, ale o činnost, kterou správce provádí za určitým účelem a z určitého pohledu tak činí systematicky. Nakládání s osobními údaji, které nejsou zpracováním, podléhají ochraně podle zákona č. 89/2012 Občanského zákoníku.

Správce:

Správcem se rozumí fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů; jsou-li účely a prostředky tohoto zpracování určeny právem Unie či členského státu, může toto právo určit dotčeného správce nebo zvláštní kritéria pro jeho určení.

Osobní údaj:

Osobními údaji jsou veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (dále jen "subjekt údajů"); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

Zpracovatel:

Zpracovatelem je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce.

Subjekt údajů:

Subjektem údajů je žijící fyzická osoba, které se osobní údaje týkají. Subjektem údajů, který podléhá ochraně podle Nařízení EU, není právnická osoba, ani osoba zemřelá.

Principy zpracovávání osobních údajů v Charitě:

Charita Opava zpracovává osobní údaje v souladu s principy, vyplývající z Nařízení EU a kterými jsou:

• účelové omezení

Charita Opava zpracovává osobní údaje jen pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely.

• minimalizace údajů

Charita Opava shromažduje osobní údaje pouze v nezbytně nutném rozsahu ve vztahu k naplnění účelu, pro který jsou údaje zpracovávány.

• přesnost a aktuálnost

Charita Opava přijímá veškerá rozumná opatření, aby osobní údaje, které jsou nepřesné s přihlédnutím k účelům, pro které se zpracovávají, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny.

• omezené uložení

Osobní údaje jsou uloženy ve formě umožňující identifikaci subjektů údajů po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány. Doba nezbytně nutná pro zpracovávání osobních údajů se může lišit podle účelu a právního základu zpracovávaného osobního údaje, a může být stanovena jak samotným správcem, tak i přímo příslušnými právními předpisy.

• integrita a důvěrnost

Osobní údaje jsou zpracovávány způsobem, který zajistí jejich náležité zabezpečení, včetně jejich ochrany pomocí možných a vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.

Zpracování osobních údajů – Charita Opava jako správce

Zpracovávání osobních údajů – smluvní partneři Chráněných dílen Charity Opava

Pokud jste naším smluvním partnerem, tj. odběratelem či zákazníkem, rovněž i o Vás musíme zpracovávat osobní údaje. Tyto údaje jsou zpracovávány v nezbytném rozsahu.

Proto bychom Vás rádi ubezpečili, že všechny osoby, které mohou mít přístup k Vašim údajům, pečlivě vybíráme, a naši zaměstnanci jsou vázáni mlčelivostí. Povinnost mlčenlivosti je také sjednávána také s našimi smluvními partnery a zpracovateli, kteří se mohou také dostat do kontaktu s osobními údaji.

Jaké osobní údaje zpracováváme

Charita Opava získává osobní údaje subjektů údajů zejména od nich samých. Dále můžeme získávat osobní údaje z veřejně dostupných registrů a evidencí, od orgánů státní správy nebo na základě zvláštních právních předpisů.

Jedná se maximální možnou množinu údajů, které o Vás můžeme zpracovávat. Ne vždy vyžadujeme s ohledem na zásadu minimalizace všechny níže uvedené osobní údaje: 

• identifikační a kontaktní údaje: jméno, příjmení, telefonní číslo; kontaktní adresa, emailová adresa, v případě fyzických osob podnikatelů IČO, a adresu sídla, další údaje, které nám sami sdělíte.

• „dodavatelské a odběratelské“ údaje: počet nákupů, koupený sortiment zboží, výše tržeb v souvislosti se odběratelem či dodavatelem

• cookies

Z jakého důvodu Vaše osobní údaje zpracováváme:

Tyto údaje zpracováváme za účelem identifikace smluvní strany, tj. pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy a následně také pro plnění smlouvy. Bez poskytnutí těchto údaje se může stát, že nebude možné smluvní vztah uzavřít, a to zejména v případě distančně uzavíraných smluv.

Dalším důvodem pro zpracovávání Vámi sdělených kontaktních údajů osobních údajů je mimo jiné také náš oprávněný zájem pro snadnější komunikaci se smluvními partnery či zákazníky. Část údajů také zpracováváme pro plnění právních povinností v souvislosti s řádným vedením účetnictví.

Komu Vaše osobní údaje můžeme předat?

Vaše osobní údaje spravujeme primárně uvnitř naší organizace.  

V rámci organizace Charita Opava pak mohou z hlediska naplňování účelů a právních základů k Vašim osobním údajům shromažďovat, zpracovávat či k osobním údajům přistupovat pověření zaměstnanci Charity Opava, pokud je to nezbytné k plnění jejich pracovních povinností.

V některých případech jsme však nuceni předat Vaše osobní údaje dalším příjemcům i bez Vašeho souhlasu třetím osobám. Činíme tak však zejména v případech plnění našich právních povinností a vůči subjektům, kterým jsme povinni poskytnout součinnost. Zejména tak může dojít k předání Vašich osobních údajů orgánům veřejné moci, kterým byla svěřena zákonem pravomoc tyto Vaše osobní údaje vyžadovat.

Charita Opava Vás také informuje o tom, že osobní údaje mohou být zpracovávány externími zpracovateli také mimo Charitu Opava, a to na základě zpracovatelských smluv, tzn. s garancemi organizačně-technického zabezpečení těchto dat a s vymezením účelu zpracování, přičemž zpracovatelé nesmí použít údaje k jiným účelům.

Charita Opava a jejich zaměstnanci jako správce je povinna pro tyto případy jednat tak, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Zároveň mají zaměstnanci Charity Opava povinnost zachovávat mlčenlivost o osobních údajích.

Zaručujeme Vám, že Vaše údaje nebudou z naší strany žádným způsobem zneužívány, ani prodávány třetím subjektům a budou využívány pouze v souladu s platnou legislativou. Charita Opava nepředává osobní údaje třetím osobám do zahraničí. 

Jak dlouho Vaše osobní údaje uchováváme?

Vaše osobní údaje uschováváme pouze po nezbytně nutnou dobu. Daňové a účetní doklady jsou uchovávány po dobu dle platné legislativy. Další doklady pak archivujeme minimálně po dobu trvání vzájemných závazků a následně také po dobu 5 let příp. více, a to s ohledem na zákonné promlčecí lhůty pro případ, že by je bylo potřeba předložit jako důkazy v soudním sporu. V případě zahájení jakéhokoliv řízení zpracováváme osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takovýchto řízení.

Jaká jsou Vaše práva při zpracovávání Vašich osobních údajů a jak je můžete uplatnit

Charita Opava Vás informuje o tom, že jako subjekt údajů máte v souvislosti s ochranou svých osobních údajů tato práva:

• Máte právo na přístup ke svým osobním údajům a zejména máte právo nahlížet do své dokumentace, která je o Vaší osobě vedena a která obsahuje Vaše osobní údaje, o jejich původu, příjemcích nebo kategoriích příjemců, kterým byly předány.

• V případě, že zjistíte nebo se domníváte, že správce nebo třetí osoby pověřené správcem provádějí zpracování Vašich osobních údajů, které je v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, můžete požadovat doplnění, opravu, blokování těchto osobních údajů.

• Máte právo na výmaz (tzv. „právem být zapomenut“) osobních údajů nebo omezení jejich zpracování. V případě, že dojde k výmazu Vašich osobní údajů, budou tyto údaje vymazány okamžitě, nejpozději však do 1 měsíce po podání žádosti. Pokud by výmaz odporoval zákonným, smluvním, daňově-právním, obchodněprávním povinnostem uchovávání, může být místo výmazu Vašich osobních údajů omezeno jejich zpracování.

• Máte právo vznést kdykoliv námitku proti zpracování svých osobních údajů pro účely přímého marketingu.

• Máte právo na přenositelnost údajů. Pokud požadujete přenos osobních údajů, které zpracováváme automatizovaně, předáme je Vám nebo jinému správci, kterého označíte, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

• V případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje na základě Vašeho souhlasu, máte právo svůj souhlas kdykoliv odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.

• Máte právo podat stížnost proti zpracování svých osobních údajů správcem u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, PSČ 170 00, Praha 7, uoou.cz.

Právo můžete uplatnit žádostí u Charity Opava, a to

• písemně s úředně ověřeným podpisem na adresu Charita Opava, Přemyslovců 13/26, 747 07 Opava – Jaktař
• datovou schránkou: ID datové schránky: h3w253v
• emailem s certifikovaným podpisem na gdpr@charitaopava.cz
• osobně u vedoucích pracovníků Charity Opava

Žádost a její vyřízení není žádným způsobem zpoplatněna. Ke zpoplatnění žádosti však může dojít v případě, že se jedná o žádost opakovaně nedůvodnou nebo nepřiměřenou. V takovém případě budete o zpoplatnění a výši poplatku informováni a budeme žádat o souhlas s vyřízením zpoplatněné žádosti.

Vaši žádosti můžeme vyhovět, ale také ji můžeme zamítnout. Vždy jsme však povinni způsob vyřízení Vaší žádosti odůvodnit a vysvětlit proč jsme se rozhodli Vaši žádosti vyhovět či ji zamítnout.

Charita Opava je povinna nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti Vás informovat o tom, jak byla Vaše žádost vyřízena. S ohledem na složitost či počet žádostí je možné v případě potřeby tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O prodloužení a jeho důvodech budete ve lhůtě do 1 měsíce informováni.